PO MANAJEMEN SEKRETARIAT

Manajemen Sekretariat

LAMPIRAN : KEPUTUSAN MUSYAWARAH NASIONAL II PUJAKESUMA

NOMOR      ; 13/MUNAS II/PUJAKESUMA/2006.

TANGGAL   : 29 JULI 2006.

TENTANG   : PERATURAN ORGANISASI SISTEM MANAJEMEN KESEKRETARIATAN PUJAKESUMA.             

---

P E R A T U R A N     O R G A N I S A S I

T e n t a n g

SISTEM MANAJEMEN KESEKRETARIATAN PUJAKESUMA

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Pengertian

Dalam Peraturan Organisasi ini, yang dimaksud dengan :

1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Pujakesuma adalah hukum yang tertinggi dimana semua hukum dan peraturan organisasi lahir dari padanya, yang bersifat mengikat bagi seluruh aparat organisasi (anggota dan lembaga), yang selanjutnya disingkat AD/ART;
2. Peraturan Organisasi adalah suatu peraturan yang mengatur dan mengikat seluruh aparat organisasi termasuk mekanisme kerjanya yang belum diatur dalam AD/ART dan Keputusan Munas;
3. Kesekretariatan antara lain segala sesuatu yang terkait dengan Sekretariat (kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknya dengan sistem tersendiri;
4. Kesekretariatan Pujakesuma antara lain segala sesuatu yang terkait dengan Sekretariat (kantor) organisasi Pujakesuma sebagai pusat penggerak terpadu dengan sistem tersendiri;
5. Sistem manajemen kesekretariatan Pujakesuma antara lain tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
6. Sistem manajemen kesekretariatan Pujakesuma antara lain tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Pujakesuma dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
7. Sistem pelaporan kegiatan antara lain segala aturan yang mengatur tata cara penyampaian laporan sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung pengukuran-pengukuran kinerja organisasi;
8. Sistem perencanaan antara lain segala aturan yang mengatur tata cara pembuatan rencana-rencana organisasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung perkiraan-perkiraan penyelenggaraan organisasi dan program-program kerjanya yang sesuai dengan kemampuan/sumberdaya yang dimiliki organisasi;
9. Sistem manajemen informasi antara lain segala aturan yang mengatur tata cara pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi sebagai bagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung proses perencanaan, sosialisasi, promosi organisasi dan agenda konsolidasi organisasi yang solid;

Pasal 2

Maksud dan Tujuan

PO tentang sistem manajemen kesekretariatan Pujakesuma ini disusun dengan maksud dan tujuan untuk memberikan pedoman bagi pengurus Pujakesuma yang bertanggung jawab di semua jajaran Pujakesuma, agar didalam menjalankan tugasnya dapat dicapai dasar pengertian dan tata cara pelaksanaannya yang seragam sehingga koordinasi dan sinkronisasi dibidang manajemen kesekretariatan (administrasi) Pujakesuma dapat terselenggara dengan baik ;

Pasal 3

Ruang Lingkup

1. Sesuai dengan maksud dan tujuannya, maka ruang lingkup PO ini meliputi:
   1. Kesekretariatan Pujakesuma;
   2. Sistem perencanaan;
   3. Sistem informasi manajemen Pujakesuma;
   4. Sistem pelaporan kegiatan;
   5. Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen kesekretariatan Pujakesuma sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini meliputi ketentuan tentang standarisasi, klasifikasi (ruang lingkup), dan tata cara atau mekanisme kerja;

BAB II

KESEKRETARIATAN PUJAKESUMA

Pasal 4

Ruang Lingkup Kesekretariatan Pujakesuma

Kesekretariatan Pujakesuma penyelenggaraannya meliputi kegiatan-kegiatan :

1. Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan prosedur administrasi sekretariat, yang meliputi kegiatan :
   1. Penerimaan dan pembukuan surat masuk;
   2. Penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi;
   3. Pencetakan kertas kerja dan konsep-konsep kebijakan, program dan kegiatan;
   4. Korespondensi, yakni segala sesuatu yang menyangkut proses penyelenggaraan komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar yang meliputi :
      1. Pengiriman surat dengan bukti ekspedisi tercatat yang dilakukan dengan berbagai media baik langsung, pos, fax, e-mail;
      2. Otorisasi dan pengesahan surat oleh pejabat organisasi;
      3. Prosesi tanggapan/respon terhadap surat yang diterima baik langsung maupun pos, fax dan e-mail;
   5. Penataan sekretariat yang meliputi kegiatan :

1. Pembuatan dan pembukuansuratkeluar;

1. Pendataan (inventarisasi) dan penomoran barang-barang kantor;
2. Penataletakkan barang-barang sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas tempatnya;
3. Pemeliharaan dan perawatan sekretariat dalam hal kebersihan, kerapian dan pemanfaatan alat-alat kerja dan fasilitas lainnya.

Pasal 5

Standarisasi Kesekretariatan Pujakesuma

1. Untuk mendukung penyelenggaraan manajemen kesekretariatan, Pujakesuma  memiliki kelengkapan administrasi yang meliputi :
   1. Kop surat, dengan standar dan ketentuan sebagaimana terlampir;
   2. Stempel organisasi, dengan standar dan ketentuan sebagaimana terlampir;
   3. Amplop surat dan map, yang ketentuan penamaan dan logonya sama dengan kop surat;
   4. Kelengkapan administrasi lainnya diatur dalam kebijakan tersendiri oleh DPP Pujakesuma ;      
   5. Kelengkapan administrasi (manajemen kesekretariatan) juga dapat dibuat untuk kepentingan kepanitiaan dan atau badan otonom tertentu;
   6. Untuk stempel organisasi terdiri dari 2 bagian, yakni :
      1. Stempel ukuran besar dengan garis tengah 4 cm yang dipergunakan untuk surat menyurat;
      2. Stempel ukuran kecil dengan garis tengah 2 cm yang dipergunakan untuk kartu anggota, kartu pengurus, kartu iuran, tanda kepanitiaan dan kepesertaan kegiatan tertentu dan lembaran resmi organisasi lainnya yang berukuran kecil ;

Pasal 6

Surat Menyurat

Dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat, Pujakesuma melakukan standarisasi dalam hal :

1.  Penomoran surat, yang diatur dengan spesifikasi sebagai berikut:     

1. Untuk surat lingkup internal urutannya adalah : Nomor/i (singkatan internal) /PK (singkatan Pujakesuma) / …… (singkatan wilayah) /…… (bulan Romawi pembuatan surat) /……. (tahun pembuatansurat);
2. Untuk surat lingkup eksternal urutannya adalah : Nomor/e (singkatan eksternal) /PK (singkatan Pujakesuma) /……(singkatan Wilayah) /…… ( Bulan romawi pembuatan surat) /…………. (tahun pembuatansurat);
3. Penomoran surat menganut prinsip terpadu tanpa memandang jenis dan bentuk suratnya;
4. Dalam menyelenggarakan administrasi untuk mencapai suatu tujuan, perlu diketahui sistem dan prosedurnya yang dibagi menjadi beberapa bagian, yakni :
   1. Catatan, adalah kumpulan tulisan yang dibuat secara teratur dan kronologis yang dapat dipergunakan untuk mengetahui/menilai kembali fakta-fakta yang berhubungan dengan tindakan-tindakan administrasi pada masa yang lalu ;
   2. Laporan, adalah suatu bentuk pertanggung jawaban dari personil (pengurus/anggota) atau tim kerja organisasi, sebagai hasil pengolahan/penilaian data/catatan/kegiatan/kejadian yang berhubungan dengan fungsi dan tugasnya sesuai dengan yang diinstruksikan oleh organisasi;
   3. Keputusan, adalah tindakan yang diambil oleh organisasi setelah mempelajari dan menilai rencana/program yang telah disusun;
   4. Surat menyurat, adalah suatu kegiatan yang dijalankan untuk meminta dan memberikan penjelasan penjelasan, permohonan dan perintah, menambah kekurangan atau mengadakan perubahan-perubahan sebagai reaksi dari adanya catatan/laporan perencanaan/program dan keputusan;

BAB III

KESEKRETARIATAN

Pasal 7

Sekretariat

Sekretariat adalah salah satu bagian yang penting atas kelancaran pekerjaan-pekerjaan ketatausahaan/administrasi organisasi yang meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam penyampaian kebijaksanaan organisasi, melalui saluran administrasi yang dibakukan termasuk tugas jasa-jasa yang meliputi penyampaian informasi, reproduksi, pencetakan, distribusi surat, dan lain-lain;

Pasal 8

Fungsi Sekretariat

1. Sekretariat dalam menjalankan fungsinya, wajib menjamin dan bertanggung jawab atas keberhasilan misi organisasi melalui saluran administrasi dan oleh karenanya wajib bertanggung jawab atas segala keberhasilan organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
2. Fungsi sekretariat berada di bawah kendali sekretaris Organisasi sesuai dengan tingkatannya, adapun proyeksi tugas-tugas sekretariat adalah sebagai berikut:
   1. Organisasi yang dilaksanakan oleh sekretariat merupakan koordinasi dalam penyampaian kebijakan organisasi yang akan diteruskan kesemua lini sesuai dengan keinginan organisasi melalui saluran administrasi;
   2. Membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan. Keputusan dan kebijaksanaan yang telah diambil oleh organisasi disebarkan luaskan dengan cepat dan tepat oleh sekretariat sebagai saluran informasi;
   3. Distribusi surat dari organisasi ke seluruh jajaran merupakan faktor penting yang menjadi tanggung jawab sekretariat;

Pasal 9

Laporan-Laporan

Untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pengurus organisasi, sekretariat dapat pula menyusun laporan organisasi, meneliti dan mengolah data baik yang bersumber dari lingkup internal maupun eksternal organisasi dengan sepengetahuan Sekretaris sesuai dengan tingkatannya dan selanjutnya hasil-hasil itu disusun dalam berbagai bentuk laporan, yang dapat dipergunakan sebagai bahan informasi;

BAB IV

KORESPONDENSI

Pasal 10

Pengertian

Korespondensi adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian surat-surat yang timbul dari adanya pencatatan, pelaporan, perencanaan, program dan atau keputusan yang mungkin masih menimbulkan adanya permintaan penjelasan. Dengan pengendalian surat-surat dimaksud, maka pengarahan dan atau pengurusan semua kegiatan dapat dilaksanakan secara tepat guna untuk mencapai suatu sasaran.

 

Pasal 11

Prinsip-prinsip Pokok Pembuatan Surat

1. Menentukan tujuan dan maksud dari pada penulisan surat;
2. Merencanakan surat itu artinya menempatkan gagasan-gagasan yang menjadi isi dari surat-surat itu dengan urutan-urutan yang baik;
3. Menggunakan tata bahasa yang baik;
4. Surat hendaknya singkat dan jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.

Pasal 12

Maksud dan Tujuan Surat

1. Tujuan umumsuratmenyurat adalah untuk menyampaikan suatu  maksud dalam bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat tercapai dengan cepat dan tepat;
2. Maksudsuratdapat memuat :
3. Pemberitahuan;
4. Pertanyaan;
5. Permintaan;
6. Lain-lain.
7. Tujuan khusus :
   1. Memberitahukan;
   2. Menyatakan kehendak;
   3. Menyampaikan perintah dan instruksi-instruksi;
   4. Menyusun keputusan-keputusan.

Pasal 13

Jenis-Jenis Surat

1. Surat yang bersifat mengatur adalah :
   1. Surat Keputusan (SK), memuat suatu kebijaksanaan pokok, sifatnya umum berlaku, harus ditaati oleh/bagi seluruh/sebagian anggota/pengurus Pujakesuma. SK dibuat oleh pengurus Pujakesuma berdasarkan hasil rapat pengurus harian / rapat pengurus pleno dalam rangka mengambil langkah kebijaksanaan organisasi;
   2. Instruksi/Petunjuk Pelaksanaan (Juklak), berisi cara pelaksanaan dari suatu keputusan yang banyak memuat unsur-unsur teknis. Juklak adalah bagian tindak lanjut dari SK, artinya suatu Juklak harus berdasarkan SK. Dengan demikian juklak tidak dapat berdiri sendiri.
   3. Surat Perintah/Mandat/Tugas, adalahsuratpernyataan pelimpahan kewenangan dari pengurus yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pengurus/anggota Pujakesuma guna bertindak untuk dan atas namanya, melakukan sesuatu sesuai dengan perintah/mandat/tugas yang diberikannya.Suratperintah/mandat/tugas berlaku sementara, artinya tidak berlaku lagi pada saat tugas yang termuat di dalamnya telah dilakukan atau sesuai dengan tanggal berlakunya;
   4. Petunjuk teknis, adalah suatu bentuk tulisan yang memuat petunjuk-petunjuk teknis tentang tata cara pelaksanaan suatu bidang kegiatan, termasuk pengaturan urut-urutan pelaksanaannya berdasarkan suatu kebijaksanaan;
   5. Surat yang bersifat rutin/biasa;
      1. Laporan, adalah suatu pertanggung jawaban dari seseorang pengurus/anggota Pujakesuma sebagai hasil pengolahan/penilaian data/catatan/kejadian/kegiatan yang sehubungan dengan fungsi dan tugasnya dan atau sesuai dengan tugas yang diberikan. Laporan terdiri dari :

1)     Laporan Rutin :

-          Laporan Tahunan;

-          Laporan Tiga Bulanan;

-          Laporan Bulanan;

-          Laporan Mingguan;

-          Laporan Harian;

2)     Laporan khusus, dibuat menurut kebutuhannya.

     Adapun laporan dibuat dengan susunan sekurang-kurangnya :

1)     Pendahuluan;

2)     Umum;

3)     Kegiatan-kegiatan yang dilakukan;

4)     Kesimpulan;

5)     Saran-saran;

1. Suratbiasa, adalah salah satu alat untuk menyampaikan berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, dan sebagainya kepada pengurus/anggota Pujakesuma atau pihak lain;
2. Undangan, adalahsuratyang dibuat untuk mengundang dalam suatu kegiatan dan atau rapat-rapat baik yang bersifat internal maupun eksternal;
3. Radiogram/telex/faxsimil, adalahsuratyang dibuat untuk menyampaikan berita yang segera membutuhkan penyelesaian dan disampaikan kepada atau diterima dari pihak lain;
4. Surat pengantar, adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan kepada si penerima dari mana benda/surat tersebut berasal dan apa maksudnya;

BAB V

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Pasal 14

Surat Keluar 

1.Suratkeluar terdiri dari 2 (dua) macam, yakni:

1. Suratkeluar internal organisasi, adalahsuratorganisasi yang dikirimkan atau disampaikan kepada pengurus Pujakesuma atau kepada anggota Pujakesuma.Suratkeluar internal organisasi ditanda tangani oleh Ketua dan Sekretaris  sesuai dengan tingkatannya dan atau pengurus lainnya yang diberi kewenangan untuk itu sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;
2. Suratkeluar eksternal organisasi, adalah semuasuratorganisasi yang dikirim atau disampaikan kepada instansi/lembaga pemerintah, organisasi kemasyarakatan dan lainnya. Jenissuratini ditanda tangani oleh Ketua dan Sekretaris sesuai dengan tingkatannya dan atau pengurus lainnya yang diberi kewenangan untuk itu sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;
3. Penandatanganan dan stempel organisasi dan surat keluar harus asli dan tidak boleh menggunakan photo cofy terutama surat eksternal organisasi;

 

Pasal 15

Surat masuk

1. Yang dimaksud dengansuratmasuk adalah semua surat/tulisan atau berita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internal organisasi Pujakesuma atau anggota Pujakesuma;
2. Penerimaan surat-surat masuk dipusatkan pengurusannya di sekretariat organisasi Pujakesuma;
3. Semua surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat sesuai dengan sifat surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk;
4. Lembaran disposisi dipergunakan oleh Ketua atau Sekretaris sesuai dengan tingkatannya kepada pengurus yang diberi kewenangan untuk mengambil tindakan terhadap keterangan dan untuk penyelesaian suatu masalah sesuai dengan isi surat masuk tersebut.

BAB VI

TATA CARA PENGGUNAAN STEMPEL

DAN PENANDATANGANAN SURAT

Pasal 16

Stempel Pujakesuma

1. Yang dapat menggunakan stempel/cap organisasi adalah pengurus Pujakesuma di semua tingkatan yang diberi kewenangan dan hanya untuk kepentingan organisasi;
2. Stempel Pujakesuma terdiri dari 2 (dua) jenis :
   1. Stempel ukuran besar dipergunakan untuk surat-surat;
   2. Stempel ukuran kecil dipergunakan untuk kartu anggota, kartu pengurus, kartu iuran, tanda kepanitiaan dan kepesertaan kegiatan tertentu, dan lembaran resmi organisasi lainnya yang berukuran kecil.

 Pasal 17

Kewenangan PenandatangananSurat 

1. Wewenang penandatanganan surat hanya dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris  Pujakesuma sesuai dengan tingkatannya;
2. Bila Ketua dan Sekretaris berhalangan, maka penandatanganan dapat dilakukan oleh para wakilnya yang diberi kewenangan/mandat untuk itu.

 

BAB VIII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 18

Ketentuan Peralihan

1. Segala sesuatunya dalam penyelenggaraan Kesekretariatan yang belum mengacu kepada ketentuan yang tertuang dalamPOini , harus segera diadakan pembenahan dan penyesuaian sebagaimana mestinya;
2. Segala bentuk penyimpangan dalam pelaksanaan Kesekretariatan akan diproses oleh pengurus Pujakesuma yang bersangkutan dengan kebijakan pemberian sanksi;

 Pasal 19

Lain-Lain

1. Segala sesuatu yang belum termuat dalamPOini selanjutnya diatur dalam kebijaksanaan tersendiri oleh DPP Pujakesuma ;
2. POini berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau sampai dengan adanya ketentuan lain yang mengatur tentang Sistim Kesekretariatan Pujakesuma yang ditetapkan oleh Forum Mubes Pujakesumai;

                                                                       

                                                                   Ditetapkan di    :  Stabat – Langkat

                                                                   Pada Tanggal   :  30 Juli  2006

PIMPINAN SIDANG

MUSYAWARAH NASIONAL II PUJAKESUMA

KETUA,  (H.SUDARWANTO,BSc)		SEKRETARIS,  (Drs.SUGIATNO)
	ANGGOTA,
(Ir.H.SUJARWONO)	(Ir.SUTRISNO)	(SOEWARDI TKN)